Infoxicación y toma de decisiones

Nadie está preparado para vivir en un entorno con esta abrumadora cantidad de información porque nadie está capacitado para asimilarla en su totalidad, es un hecho que además ha sido tratado específicamente por diversos autores. El término Infoxicación, acuñado por Alfons Cornellà en 1999, surge en realidad durante la década de los años 70 de la mano de Alvin Toffler (Future Shock) que lo denominó Information overload (Sobrecarga de información) o Infobesity (infobesidad).

En definitiva, nuestra capacidad para asimilar información está muy por debajo del ritmo con el que esta crece y esto no sería un problema de no ser porque existe un proceso de suma importancia en las organizaciones que necesita nutrirse de información de valor para desarrollarse adecuadamente. El proceso de toma de decisiones. Cuando debemos tomar decisiones en nuestra organización necesitamos adoptar una posición respecto a algo basándonos en información. Una información que debe cumplir como mínimo 3 condicionantes:

a)      Debe ser de valor

b)      Debe ser interpretable

c)       Debe ser finita

Y así es… no buscamos cualquier tipo de información, nos esforzamos por separar el grano de la paja para quedarnos con aquella que verdaderamente nos resulta de valor, es decir, que contribuye a mejorar la comprensión de la situación y con ello a permitirme adquirir el conocimiento apropiado con el que iniciar la acción. Debe ser interpretable por mí, es decir, debo tener la capacidad de asimilar esta información a partir de mi stock previo de conocimiento ya que de lo contrario las conclusiones a las que podría llegar estarán muy alejadas de la “verdad”. Es cierto que en muchas ocasiones la interpretación de la información puede ser relativa, y que dos personas distintas pueden adoptar diferentes posiciones analizando e interpretando la misma información, sin embargo no estamos negando este hecho sino afirmando que, pese a ello, lo verdaderamente importante es que estas dos personas hayan sido capaces asimilarla y comprenderla al máximo nivel con independencia de si sus decisiones son diferentes (esto vendrá determinado por otros factores).

Pero sobre todo debe ser finita, y en el ambiente organizacional donde los tiempos son a menudo muy limitados esta característica es especialmente importante. Los cambios en el entorno competitivo necesitan a menudo respuestas muy ágiles, y estas a su vez devienen con decisiones que han debido adoptarse en un breve espacio de tiempo. ¿Cómo hacerlo cuando para adoptar esta decisión necesito asimilar excesiva información? Llegamos al punto donde la infoxicación impacta de lleno en nuestro punto de flotación. Para una organización que no decide, cosa extraña hoy en día en base al marco competitivo actual, la infoxicación no es un problema, sería en todo caso una realidad con la que podría aprender a vivir, sin embargo para una organización que toma decisiones diariamente y que debe hacerlo de forma tan ágil como lo son los cambios en su entorno competitivo, la infoxicación resulta crítica y actuar para vencerla no puede ser sino objetivo prioritario. Para ellas, las siguientes actuaciones deberían ser tomadas en consideración:

1.      Auditoría de la información Es el primer paso, el más importante y el único sin el cual todo lo demás deja de tener sentido. El proceso de auditoria de la información es en esencia un proceso que permite descubrir las necesidades de información en una organización y evalúa en qué medida están siendo satisfechas. Mediante el desarrollo de un proceso de estas características nos brindamos la oportunidad de valorar qué información utilizo para desarrollar mi actividad en la organización, los flujos de trabajo existentes, las fuentes de información (dónde nace) y los sumideros (dónde se pierde), los autores y consumidores de información, y los procesos en los que estos individuos participan. Todo ello en aras de diseñar tras ello un modelo de gestión de la información que permita en última instancia dejar accesible aquello que necesito, en el instante en el que lo necesito y con total independencia.

En mi post “Auditoría de la información y gestión del conocimiento” profundizo acerca de estos conceptos.

 

2.      Despliegue tecnológico La infoxicación es en gran medida un problema tecnológico (la amplia mayoría de fuentes de información y contenidos son hoy digitales) y por ello la respuesta de la organización debe incorporar también la componente tecnológica.

Partiendo de la base de que la organización ha desarrollado un proceso de auditoria de la información y ha tenido en consideración sus conclusiones, a partir de aquí se hace necesario incorporar tecnología.

Entre las diversas herramientas software podemos destacar:

a)      Plataforma de curación de contenidos

b)      Sistemas de vigilancia tecnológica

c)       Sistemas de inteligencia de negocio

Sin olvidar los sistemas que tal y como citamos en posts anteriores, resultan necesarios para el correcto desarrollo de la actividad empresarial:

 

a)      ERP – Enterprise Resource Planning

b)      CRM – Customer Relationship Management

c)       Sistemas de gestión de procesos (workflows)

 

Y todo ello en un ambiente IT caracterizado por la integración de sistemas a partir de API’s desarrolladas específicamente para este propósito.

 

3.      Sentido común y buenas prácticas A menudo escuchamos que el sentido común es el menos común de los sentidos, y lo cierto es que en el ambiente organizacional esto puede ser un factor limitante de gran importancia. Somos conscientes de que vivimos infoxicación en nuestro ambiente de trabajo, ¿hemos hecho algo por nosotros mismos para minimizarlo?, ¿seguimos trabajando de la misma manera que hace años?, ¿podemos contribuir a reducir sus efectos perjudiciales? La problemática de la infoxicación, incluso en ausencia de soluciones tecnológicas como las citadas en el apartado anterior, se reduce significativamente siguiendo una serie de buenas prácticas en relación a la gestión de información corporativa y personal; buenas prácticas que por otro lado surgen de aplicar el sentido común a nuestra actividad:

 

a)      Identificar claramente los objetivos de tu actividad

b)      Identificar fuentes de información confiables (esto puede realizarse mediante el uso de una sencilla base de datos)

c)       Proceso de búsqueda con mayor nivel de segmentación, orientado a limitar el nº de resultados “aptos” para analizar.

d)      Utilización de metabuscadores frente a los buscadores clásicos, con mayores prestaciones a nivel de segmentación.

e)      Utilización de los servicios de alertas en los sitios web en los que solemos “consumir” contenidos. Hagamos que las noticias vengan a mí y no yo a ellas.

f)        Íntimamente relacionado con el punto anterior, utilización de agregadotes de contenidos RSS / Atom

 

En ainia somos conscientes de las implicaciones de la infoxicación en la actividad empresarial, por eso hemos trabajado en el desarrollo de soluciones para minimizar sus efectos. Algunas de ellas como i-watch están demostrando su capacidad para identificar, captar, representar y distribuir información de valor, información interpretable e información finita a partir de la cual poder tomar decisiones basadas en datos objetivos.

 

Más información: [email protected]

Imagen de Jorge Franganillo publicada en Flickr