Tu organización, ¿gestiona datos, información o conocimiento?

Son muchas las organizaciones que, entendiendo que están dedicando esfuerzos en la puesta en explotación de iniciativas de gestión del conocimiento, están en realidad abordando modelos de gestión de la información o incluso de gestión de datos, arquitecturas estás dos últimas que requieren de un tratamiento específico dirigido a la consecución de objetivos que poco o nada tienen que ver con los que se plantea la gestión del conocimiento en su sentido más amplio.

Dedicaremos por tanto este post a explicar las diferencias entre estos tres conceptos para entender los modelos de gestión de cada uno de ellos y sus efectos en la organización, y lo haremos apoyándonos en un ejemplo que evidenciará estas diferencias de una forma más sencilla.

Empezamos…

¿Qué crees que significa esta secuencia de caracteres?

| VALENCIA | 13:05 | P3 | IBE2201 |

Resulta difícil saber, ¿verdad?.

Imagino que algunas personas lo habrán intuido (si es tu caso luego entenderás por qué…) pero en general podríamos decir que no somos capaces de interpretar su significado con seguridad.

Pues bien, esto es un DATO.

Los datos son el soporte físico de la información y como puedes ver tienen una naturaleza física (existen, son tangibles) pero sin significado por sí mismos.  Al poseer esta naturaleza son fáciles de capturar, estructurar, almacenar o distribuir, y una base de datos podría ser un claro ejemplo de cómo hacerlo.

Así pues, gestionar datos en una organización es una tarea muy sencilla, basta con incorporar sistemas informáticos (bases de datos, CRM, ERP, etc…) y alimentarlos adecuadamente, sin embargo, ¿con qué propósito?, ¿cuál es el fin que perseguimos con ello?, y en última instancia, ¿cómo adquirimos la información que transportan estos datos?.

Evidentemente una organización responsable no puede conformarse con gestionar datos, es condición necesaria pero no suficiente. El objetivo no puede ser otro que conseguir que las personas que integran la organización los asimilen correctamente y tras ello puedan tomar decisiones acertadas.

Estos dos estadios (asimilar datos y tomar decisiones) implican, como veremos, entrar en los conceptos de información y conocimiento. Pero sigamos con nuestro ejemplo para entenderlo.

Si ahora al dato anterior | VALENCIA | 13:05 | P3 | IBE2201 | le incorporamos un contexto, por ejemplo su presencia en el panel de salidas de un aeropuerto, todo cambia, ¿verdad?.


 

Esto ocurre porque ahora visualizamos el dato y lo asimilamos haciendo uso de una clave de codificación (término acuñado por Mario Pérez-Montoro) mediante la cual dicho dato cobra significado, y ahora sí, hemos adquirido información: “El vuelo de IBERIA 2201 con destino a Valencia tiene embarque previsto a las 13:05 por la puerta de embarque P3”.

La información es el contenido semántico de los datos derivado de una clave de codificación. Si un individuo no conoce esta clave, el dato seguirá transportando información pero dicho individuo no podrá adquirirla. Es lo que habría sucedido si quien visualiza ese panel del aeropuerto fuese una persona que jamás ha volado ni accedido a un aeropuerto. No podría interpretar lo que está viendo.

La información no tiene naturaleza física sino conceptual y esta es la razón por la cual es mucho más difícil gestionar información en una organización que simplemente gestionar datos. Cuando tratamos de gestionar información intervienen las “personas” y su stock previo de conocimientos que les permitan conocer las claves de codificación necesarias para interpretar estos datos.

Sigamos con el ejemplo y concluyamos…

Ahora que hemos visualizado el dato | VALENCIA | 13:05 | P3 | IBE2201 | e interpretado su significado gracias a que nuestro stock de conocimientos incluye la clave de codificación adecuada para dicho dato, ¿qué podemos hacer?

Muy sencillo, ACTUAR…

Así es, la asimilación de la información anterior me permite adquirir un conocimiento que me habilita para tomar decisiones, por ejemplo, puedo entender que si el panel indica que embarco a las 13:05h y mi tarjeta de embarque impresa indica a las 9:45h, el vuelo lleva un retraso importante. Esto me conduce a decidir llamar a mi jefe para indicarle que no podré llegar a la reunión y solicitar al personal del aeropuerto los datos del punto de acceso wifi para enviarle mi informe por email, por ejemplo.

Esto es el conocimiento, una suma de estados mentales de un individuo construidos a partir de la asimilación de información y que rigen la toma de decisiones.

El conocimiento siempre conlleva acción y pertenece al terreno de lo cognitivo. Esta naturaleza es responsable de la dificultad que acompaña a las iniciativas de gestión de estos intangibles, nada que ver con la gestión de datos o información.

Aclarados estos conceptos, ¿y tu organización?, ¿gestiona datos, información o conocimiento?

Más información: Sergio Albarracín - [email protected]